Podpisujesz umowy długopisem, skanujesz je i wysyłasz kurierem? Tracisz w ten sposób cenny czas oraz pieniądze na papier i przesyłki. Cyfrowe dokumenty rozwiązują ten problem od ręki, jednak możesz zadawać sobie pytanie: czy podpis elektroniczny gwarantuje taką samą moc prawną jak tradycyjny tusz na papierze? Tego dowiesz się z naszego wpisu!

Prawo i bezpieczeństwo – kiedy e-podpis zastępuje długopis?

W polskim prawie zasadę równoważności reguluje art. 78¹ Kodeksu cywilnego oraz unijne rozporządzenie eIDAS. Zgodnie z przepisami bezpieczny kwalifikowany podpis elektroniczny jest w 100% tożsamy ze zwykłą formą pisemną. Oznacza to swobodne podpisywanie umów o pracę, leasingów czy przeniesienia praw autorskich bez ryzyka podważenia ważności dokumentu. Zwykły e-podpis wystarczy z kolei do formy dokumentowej przy bieżących zamówieniach.

Cecha	Podpis odręczny	Kwalifikowany e-podpis
Moc prawna	Forma pisemna (art. 78 k.c.)	Forma elektroniczna – równa pisemnej (art. 78¹ k.c.)
Zasięg prawny	Wymaga uwierzytelnienia za granicą	Ważny w całej Unii Europejskiej
Czas obiegu	Od kilkunastu godzin do wielu dni	Kilkadziesiąt sekund
Ryzyko fałszerstwa	Łatwy do podrobienia	Praktycznie niemożliwy do sfałszowania

E-podpis w praktyce – wygląd, składanie i weryfikacja

Wielu użytkowników pyta, jak wygląda podpis elektroniczny. Wbrew mitom nie jest to wklejona parafa ani skan podpisu. Prawidłowy podpis elektroniczny dokumentu stanowi zaszyfrowany pakiet danych zawierający certyfikat, Twoje dane personalne oraz znacznik czasu. Na dokumencie możesz umieścić wizualną pieczęć z potwierdzeniem złożenia podpisu, choć sam certyfikat kryje się w strukturze pliku. O jego mocy prawnej decyduje więc niewidoczna warstwa kryptograficzna, a nie sam obrazek. Zastanawiasz się, jak złożyć podpis elektroniczny na przygotowanym dokumencie?

• Przygotowanie pliku – zapisz dokument w formacie PDF.
• Uruchomienie narzędzia – włącz aplikację mobilną lub podłącz kartę kryptograficzną.
• Autoryzacja – wpisz kod PIN i podpisz dokument elektronicznie w kilkanaście sekund.

A jak zweryfikować podpis elektroniczny, gdy otrzymasz plik od kontrahenta? Otwórz dokument w darmowym programie Adobe Acrobat Reader lub skorzystaj z rządowej platformy weryfikacyjnej. Zielony znacznik potwierdza tożsamość podpisującego oraz brak modyfikacji w treści po złożeniu podpisu.

Koszty i sprawne wdrożenie w Twojej firmie

Zastanawiasz się, ile kosztuje podpis elektroniczny i czy taki wydatek ma sens? Certyfikat kwalifikowany na okres od 1 roku do 3 lat to koszt od 300 zł. Dzięki eliminacji opłat za papier, tonery i przesyłki kurierskie inwestycja zwraca się błyskawicznie. Wiesz już, jak zrobić podpis elektroniczny, ale nie chcesz tracić czasu na samodzielną instalację sterowników i konfigurację sprzętu? Rozwiązaniem jest profesjonalne wdrożenie e-podpisu. Wrocław to obszar, na którym zyskujesz nasze pełne wsparcie techniczne z dojazdem doradcy prosto do Twojego biura!

Przejście na dokumenty cyfrowe oznacza realne oszczędności, wyższy poziom ochrony danych oraz wygodę w codziennym zarządzaniu firmą. Jeżeli zależy Ci na szybkim starcie bez zbędnych formalności, sprawdź ofertę Pana od Podpisu. Zyskasz certyfikat Certum, ekspresowe potwierdzenie tożsamości oraz pełne wdrożenie dopasowane do profilu Twojej działalności.