Papierowa dokumentacja w biurze rachunkowym powoli przechodzi do historii. Zmiany prawne i cyfryzacja urzędów wymuszają na księgowych korzystanie z narzędzi cyfrowych. Podstawowym z nich jest podpis kwalifikowany, wywołujący takie same skutki prawne jak podpis własnoręczny. Zamiast tracić czas na drukarkę i skaner, po prostu otwórz program i podpisz dokument elektronicznie w kilka sekund. Przeczytaj nasz wpis, żeby dowiedzieć się, które dokumenty w biurze możesz autoryzować cyfrowo.

Jakie dokumenty w księgowości wymagają e-podpisu?

Uprawnienia wynikające z certyfikatu obejmują większość codziennych operacji księgowych i kadrowych. Zgodnie z art. 78¹ Kodeksu cywilnego oraz unijnym rozporządzeniem eIDAS, kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny i spełnia rygor formy pisemnej.

• Sprawozdania i deklaracje podatkowe – roczne sprawozdania finansowe w formacie XML (zgodnie z art. 45 ust. 1f Ustawy o rachunkowości), pliki JPK_V7, deklaracje PIT, CIT oraz VAT (Ordynacja podatkowa).
• Sprawy ZUS i kadry – wysyłka dokumentów przez program Płatnik oraz e-PIT-11 wymagają autoryzacji certyfikatem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym. Z kolei przy zawieraniu umów o pracę i wypowiedzeń tylko kwalifikowany podpis elektroniczny spełnia kodeksowy wymóg formy pisemnej – zwykły podpis cyfrowy jest tu niewystarczający.
• Obsługa prawna biura – umowy o świadczenie usług księgowych, aneksy, pełnomocnictwa i protokoły zdawczo-odbiorcze.
• Kontakt z urzędami – zgłoszenia do GIIF, Krajowego Rejestru Sądowego (RDF) oraz GUS.

Każdy dokument spływający do biura wymaga kontroli. Prawidłowa weryfikacja podpisu elektronicznego w programie księgowym daje gwarancję, że nikt nie zmienił treści pliku po jego sygnowaniu.

System KSeF – rola podpisu i pieczęci

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób autoryzacji dokumentów. Do logowania w systemie, nadawania uprawnień i autoryzacji faktur posłuży Ci podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna. Oba rozwiązania wymagają kodu PIN, ale różnią się zakresem danych i bezpieczeństwem prawnym.

• Podpis kwalifikowany zawiera imię, nazwisko i PESEL konkretnej osoby. Autoryzowanie nim faktur np. podczas zwolnienia lekarskiego stwarza ryzyko zakwestionowania chorobowego przez ZUS.
• Elektroniczna pieczęć kwalifikowana zawiera tylko dane firmy (nazwę, adres, NIP) i działa w tle systemu ERP. Do KSeF trafia wyłącznie informacja, że dokument wystawiła firma, co czyni ją bezpieczniejszym i wygodniejszym wyborem przy masowej wysyłce.

Podpis kwalifikowany a elektroniczna pieczęć kwalifikowana

Żeby zrozumieć, co to jest pieczęć kwalifikowana i czym różni się od standardowego certyfikatu, spójrz na poniższe zestawienie.

Cecha / Zastosowanie	Podpis kwalifikowany	Elektroniczna pieczęć kwalifikowana
Właściciel certyfikatu	Osoba fizyczna (np. imiennie księgowy)	Osoba prawna (np. Biuro Rachunkowe Sp. z o.o.)
Rola w systemie KSeF	Uwierzytelnianie, nadawanie uprawnień	Uwierzytelnianie, nadawanie uprawnień
Główne zastosowanie	Umowy, e-Sprawozdania, PIT-y	Masowe e-faktury, wyciągi, potwierdzenia sald

Dzięki odpowiednio dobranemu narzędziu skrócisz czas obsługi dokumentów o połowę. Wybierz zestaw na karcie lub w chmurze i przejdź na w pełni cyfrowy obieg dokumentów. Jeśli szukasz sprawdzonego dostawcy, zdecyduj się na podpis elektroniczny Certum. Wrocław i okoliczne firmy mogą sprawnie uzyskać certyfikat oraz szybką weryfikację tożsamości dzięki usługom serwisu panodpodpisu.pl.